クラウド対応自動印刷 - 使い方のヒント

クラウド対応自動印刷 - 使い方のヒント

複合機で受信したFAXをSCANしてPDFファイルに変換、共有フォルダーに保存し、離れた場所のPCに接続されたプリンターに自動的に印刷する。

1) SCANしたファイルを保存するフォルダーはPCと共有します。
LANでもWAN(インターネット)でも可能です。 WANの場合はDropBoxやOneDriveなどのサービスを利用できます。

2) 共有されたSCANフォルダーをPC側にインストールした「クラウド対応自動印刷」で待ち受けて印刷します。

3) プリンターにエラーがあった場合もファイルは監視フォルダーに残るかエラーフォルダーに残りますので安心です。

4) 印刷結果をその都度メールすることも可能です。

Gmail のメールが届いたら添付ファイルを自動的に印刷する。

Microsoft Power Automate (旧Flow) を利用します。

サイトURL: https://japan.flow.microsoft.com/ja-jp/

1) Power Automate で添付ファイルを OneBox に保存します。
(Attachmets フォルダーに保存されます。)

2) 「クラウド対応自動印刷」で OneBox の Attachmets フォルダーを監視して印刷します。

同様にして Google Drive や DropBox に保存することもできます。
それぞれテンプレートが用意されていてスクリプトを書くことなどなく利用できます。

ウイルスが心配ならメールの設定で受信をフィルタリングしておけば良いでしょう。

参考サイト:
https://weekly.ascii.jp/elem/000/001/495/1495701/

一回の操作で複数のプリンターに同じファイルを印刷する方法です。

一回の操作で複数のプリンターに同じファイルを印刷する方法です。

「ファイルの振り分け」 で次のように設定します。

1.ルールの追加ボタンをクリック
2.ルールを設定してOKをクリック
3、同じルールで振り分け先フォルダーを変えてOKをクリック
4.さらに同じルールで振り分け先フォルダーを変えてOKをクリック
・・・
1~4をプリンターの台数分繰り返します。
・・・
5.設定を適用し保存をクリックします。

あとは印刷したいファイルを振り分けフォルダーに放り込むと複数のプリンターに一挙に印刷されます。

決まった時間に印刷を開始する方法です。

タスクスケジューラで 「クラウド対応自動印刷」を起動します。

「クラウド対応自動印刷」が起動されていないと監視フォルダーにあるファイルが印刷されることはありません。

タスクスケジューラのウィザードでの設定方法は以下に詳しく書いてあります。

https://www.atmarkit.co.jp/ait/articles/1305/31/news049.html

設定で注意することは

1. 「プログラムの開始]画面のプログラムにはC:\Program Files\CloudAutoPrint\CloudAutoPrint.exe
と入力します。 エディションに応じて引数の追加に -Pro, -Pro+ を入力します。 通常版は入力不要です。

2. 「クラウド対応自動印刷」の「その他の設定」タブで「スタートアップに登録する」のチェックは外します。

3.起動した時に監視フォルダーにあるファイルはすべて印刷されます。

補足:
決まった時間に「クラウド対応自動印刷」を終了する場合は同様にダスクスケジューラに
cmd.exe /C taskkill /IM "C:\Program Files\CloudAutoPrint\CloudAutoPrint.exe"
を登録します。 引数は不要です。

BOX で自動印刷をする設定方法です。

クラウドサービスの BOX を利用して遠隔地に自動印刷する方法です。

PC-A の監視フォルダーにドロップされたファイルを遠隔地のPC-B で自動印刷します。

1)PC-Aに BOX(Free) を下記サイトからダウントードします。
https://www.box.com/ja-jp/resources/downloads

2)Box をインストールします。
C:\Users\[ユーザ名]\Box Sync というフォルダーが
作成されます。

3)PC-Bにも同じユーザ名で Box をインストールします。
C:\Users\[ユーザ名]\Box Sync というフォルダーが作成されます。

4)PC-Bでクラウド対応自動印刷をインストールし監視フォルダーを
C:\Users\[ユーザ名]\Box Sync に設定します。

5)それぞれのPCでBoxにログインし
PC-AでファイルをBox Syncにコピーします。
PC-Bで自動的に指定したプリンターに印刷されます。

注意)クラウド対応自動印刷は印刷する側のPCにのみインストールします。

日報など毎日1回同じファイル名で印刷し、印刷済みファイルを日別にフォルダーに保存する。

印刷済みファイルにファイルを残す場合は同名のファイルは上書きされます。

日報など日別に同じファイル名で保存して残したい場合は、印刷済みファイルの保存先として日付別フォルダーを選択します。

こうすることで 印刷済みファイルは 監視フォルダー¥印刷済み¥yyyymmdd のフォルダーに移動されます。

yyyy : 西暦 ex. 2020
mm: 月 ex. 06
dd: 日 ex. 23

ファイルは日別のフォルダーに保存されることで後で探しやすくなります。

印刷済みのファイルをリネームしファイルに連番を付与して保存する。

印刷済みフォルダーに移動する時に 「ファイル名(n)」 に自動的にリネームします。

操作方法:

1) 設定ウィンドウを起動します。
2) 印刷済みファイル -> 「「ファイル名(n)にリネーム」を選択します。
3) 設定を適用し保存をクリックします。

エクセルのブック全体を印刷する方法です。

クラウド対応自動印刷ではエクセル(.xlsx)ファイルは基本的に最初に開かれるシートのみ印刷されます。

ブック全体を印刷するにはVBA(Macro) を使用します。

要は「Macro でブック全体を印刷する操作を記録し、VBAでエクセル起動時に記録した操作を実行する」わけです。

操作方法(Excel2016)は印刷するエクセルファイル(.xlsx)を開いて
「表示」タブ -> 「マクロ」 -> 「マクロの記録」 -> 「OK」 をクリックします。
「ファイル」 -> 「印刷」 -> 「プリンター」 で出力するプリンターを選択します。
「ファイル」 -> 「印刷」 -> 「設定」 -> 「ブック全体を印刷」を選択します。
そのほか必要な設定を選択します。
「マクロ」 -> 「記録終了」 -> 「OK」 をクリックします。
「開発」タブ* -> [Visual Basic」 -> 「ThisWorkbook」をダブルクリックで開きます。
以下のコードを記入します。
Private Sub Workbook_Open()

Macro1
Application.Quit

End Sub

8. 「ファイル」 -> 「終了して Microsoft Excel へ戻る」 をクリックします。
9. ファイルの拡張子を .xlsm で保存します。

*開発タブが表示されていない場合は
「ファイル」を右クリック -> 「リボンのユーザ設定」 -> 「開発」にチェックを入れる
で表示されます。

* 編集でマクロが自動的に実行されないようにするには、SHIFT キーを押しながら Excel を起動します。

エクセルのブックをすべてPDFファイルに変換して保存する。

「複数シートのあるエクセルのBOOK全体をすべてPDFファイルに変換して保存する。」 方法です。

Macroの記録で エクスポート を実行して BOOK全体をPDFファイルに変換します。

操作方法(Excel2016)は印刷するエクセルファイル(.xlsx)を開いて

1) 「表示」タブ -> 「マクロ」 -> 「マクロの記録」 -> 「OK」 をクリックします。
2) 「ファイル」 -> 「エクスポート」 -> 「PDF/XPSの作成」 でPDFを保存するフォルダーを選択します。
3) 「オプション」 -> 「ブック全体」 -> 「OK」 をクリックします。
4) 「OK」をクリックします。
5) 「マクロ」 -> 「記録終了」 -> 「OK」 をクリックします。
6) 「開発」タブ* -> [Visual Basic」 -> 「ThisWorkbook」をダブルクリックで開きます。
7) 以下のコードを記入します。

Private Sub Workbook_Open()

Macro1
Application.Quit

End Sub

8) 「ファイル」 -> 「終了して Microsoft Excel へ戻る」 をクリックします。
9) ファイルの拡張子を .xlsm で保存します。

* PDFファイルの保存フォルダーを"監視フォルダー”に設定するとPDFファイルの作成と同時に印刷も行えます。

*開発タブが表示されていない場合は
「ファイル」を右クリック -> 「リボンのユーザ設定」 -> 「開発」にチェックを入れる
で表示されます。

* 編集でマクロが自動的に実行されないようにするには、SHIFT キーを押しながら Excel を起動します。

PDF ファイルの先頭ページだけを印刷する。

1)設定画面の 「印刷プログラムの設定」が 「内蔵PDF印刷機能」 であることを確認します。
2)「監視フォルダー&プリンターの設定」 で 「プリンター」の右の「詳細」ボタンをクリックします。
3)ページ指定で 1 を設定します。
4)「保存する」で閉じます。

あとは 印刷をすればOKです。

操作方法の画像です。

同一ファイルを異なるプリンターの設定(例えばカラーとモノクロ)で自動的に一度に印刷する。

「設定」画面で

フォルダーに割り当てられているプリンターの設定をカラーに他のフォルダーのプリンターをモノクロに設定します。
(プリンターは異なるプリンターでも同一のプリンターでも構いません。)

実際の操作:
1.「プリンター」 -> 「詳細」 -> 「「プリンターのプロパティーの設定」 で「カラー」に設定します。
2.異なるフォルダーで 1.と同様ですが今度は「モノクロ」に設定します。
3.「設定を適用し保存」をクリックします。

次に 「ファイルの振り分け」 で同一ファイルをそれぞれのフォルダーに振り分ける設定をします。 (同一ファイルがコピーされます。)

実際の操作:
1.「ルールの追加」ボタンをクリック
2.ルールを設定して「OK」をクリック
3. 同じルールで振り分け先フォルダーを変えて「OK」をクリック

これで同一ファイルが異なるフォルダーに振り分けられカラーとモノクロで一度に印刷されます。

フォルダーを監視しドロップされたファイル(Excel, Word、Text、JPG ・・・)を印刷すると同時にPDF変換して保存する。

弊社の ”並列プリント 3” という印刷とPDF変換を同時に行うソフトウエアを利用します。

1 ”並列プリント3”を下記サイトからダウンロードしインストールします。
https://www.bear.co.jp/ja/pprint3.htm


2. 「監視フォルダー」に対応するプリンターに "Parallel Print" を指定します。
3. 「印刷済みファイル」は連番を自動付与するように選択します。(時刻をファイル名にすることもできます。)
4.並列プリント3 の設定をします。

4.1 PDFファイルを作成にチェックを入れます。
4.2 作成されたPDFファイルを保存するフォルダーを指定します。
4.3 印刷するプリンター名を選択します。 (複数可能)

あとは 監視フォルダーにファイルをドロップすると印刷とPDF変換が自動的におこなわれます。

ChromeBookからWindowsPCを介して印刷する。

ChromeBookから印刷する場合には Google Drive を利用して印刷ができます。

1. Windows PC で Google Drive にクラウト対応自動印刷の監視フォルダーを設定します。
2. ChromeBook から 1. で設定したGoogle Drive の監視フォルダーに印刷したいページをPDFファイルで保存します。
3. Windows PC のプリンターで自動的に印刷がおこなわれます。

*ChromeBook には Google Drive が標準で備わっています。
*ChromeBook で特別なソフトや設定は必要ありません。
*プリンターがChromeBook対応である必要はありません。

ファイルをプリンターに印刷し同時にNASに保存する。

1.NASをネットワークドライブに割り当てます。
2.割り当てたネットワークドライブにフォルダーを作成します。
3.クラウド対応自動印刷で2.で作成したフォルダーを監視フォルダーとして設定します。
4.監視フォルダーに印刷したいファイルをコピーします。
5.プリンターに印刷されると同時に印刷済みフォルダーにファイルが保存されます。

Excel や Word ファイルの印刷時に表示される画面を最小にする。

Excel や Word ファイルの印刷時に画面が表示され邪魔になる場合があります。

これを消すことはできませんが小さくして邪魔にならないようにできます。

Excel の場合:
1.Excel を起動します。
2.画面のサイズをマウスで小さくします。 タイトルバーだけにできます。
3.位置を移動して邪魔にならな位置に移動します。
4.Excel を閉じます。
5.あとは普通にクラウド対応自動印刷で印刷します。

プリンタードライバーにNup印刷などの機能がない場合に外部印刷アプリの機能で代用する。

メーカーのプリンタードライバーによっては Nup印刷(割付印刷)など機能がない場合があります。
その場合は外部印刷アプリ の機能を利用します。

印刷アプリとしてPDF-Xchange Editor(Free) を使います。

PDF-XChange Editor は下記サイトからダウンロードできます。
https://forest.watch.impress.co.jp/library/software/pdfxchedit/

例えば 3x3(9ページ)を用紙一枚に印刷する場合:

PDF-XChange Editor のメニュー 「ファイル」 ->「印刷」->「プリンタ」 で
「ページの配置とスケール」->「シート当たりのページ数」で 3x3(9) を選択します。

一度印刷(プレビュー)し閉じます。
次からは「クラウド対応自動印刷」で印刷すると上記設定の値で印刷されます。

VPNなどWAN経由でファイル転送が低速な場合でも安定して印刷する方法

VPNで共有フォルダーを監視して印刷する場合、回線速度が低速で不安定な場合には直接共有フォルダーを監視せずに一定時間間隔でファイルをコピーする操作を間に入れることで安定して自動印刷ができます。

これによりリアルタイム性は低下しますが安定して印刷が可能になります。

例えば :
1.クラウド対応自動印刷をインストールしているローカルPCに独立したフォルダー A を作成します。
2.クラウド対応自動印刷でフォルダーAを監視フォルダーに設定します。
3.タスクスケジューラで共有フォルダーからフォルダーAに一定時間間隔で印刷するファイルをコピーします。

これでリモートPCから共有フォルダに作成されたファイルはローカルPCのプリンター に自動的に印刷されます。